Over welke kosten mag de BTW worden afgetrokken

Als je start als zzp’er, mag je voor veel kosten de BTW aftrekken. We gaan in dit blog in de op de twee meest voorkomende kosten: je auto en je kantoor. Binnen de autokosten maken we onderscheid tussen zakelijk geregistreerde auto’s en privé geregistreerde auto’s.

Zakelijk geregistreerde auto’s.

Als je auto op naam staan van de zaak, mag je veel kosten opvoeren voor de btw teruggave. Let op, alle facturen dienen op naam van de zaak te staan.

Voor de volgende kosten is de BTW aftrekbaar:

• Aanschaf (indien het geen marge auto betreft)
• Leasetermijnen
• Parkeerkosten
• Brandstof
• Onderhoud

Voor de jaarlijkse correctie voor privégebruik is er een onderscheid in wel of niet bijhouden van een kilometeradministratie.

Met kilometeradministratie:

In de laatste aangifte van het jaar dient er een correctie plaats te vinden voor de btw over het privégebruik. Deze correctie vindt plaats op basis van de werkelijke verhouding privé/zakelijke kilometers, waarbij voor de btw woon- werkkilometers privé kilometers zijn. Hetzelfde geldt ook voor motoren. De ritten naar opdrachtgevers zullen in veel gevallen als  woon/werk verkeer aangemerkt moeten worden. In beginsel kan je de kilometers naar de opdrachtgever als zakelijk aanmerken maar als je meer dan 20 (werk)dagen achter elkaar (gebruiken wij als stelregel, maar is geen harde voorwaarde) per jaar bij dezelfde opdrachtgever jouw werkzaamheden uitvoert dan tellen deze kilometers als woon/werk verkeer (en dus privé voor de omzetbelasting). Mocht je twijfelen over jouw situatie dan kan je het beste contact opnemen met je boekhouder of de Belastingdienst.

Zonder kilometeradministratie:

In de laatste aangifte van het jaar dient er een correctie plaats te vinden voor de btw over het privégebruik. Deze correctie vindt plaats op basis van 2,7% van de bruto cataloguswaarde. Als de auto vijf jaar of langer in bezit is, of het betreft een marge auto, dan dient een percentage van 1,5% te worden gehanteerd. Als de auto ouder is dan vijftien jaar (oldtimer), gelden hiervoor dezelfde regels als voor andere auto’s: is de auto korter dan vijf jaar in je bezit dan geldt een correctie voor het privégebruik van 2,7% van de cataloguswaarde, is de auto langer dan vijf jaar in bezit dan geldt het percentage van 1,5%. Let op: voor de motor geldt het forfait van 2,7% of 1,5% niet! Bij de zakelijke motor moet altijd een kilometeradministratie worden bijgehouden en moet je de correctie over het privégebruik berekenen op basis van de werkelijke verhouding privé/zakelijke kilometers.

Privé geregistreerde auto’s.

Bij privé geregistreerde auto’s is er sprake van een onderscheid tussen het wel of niet bijhouden van een kilometeradministratie.

Met kilometeradministratie:

• Parkeerkosten (verhouding zakelijk/privé gereden kilometers)
• Brandstof (verhouding zakelijk/privé gereden kilometers)
• Onderhoud (verhouding zakelijk/privé gereden kilometers)

Zonder kilometeradministratie:

Alle btw met betrekking tot de autokosten kan worden teruggevraagd. In de laatste aangifte van het jaar dient er een correctie plaats te vinden voor de btw over het privé gebruik. Deze correctie vindt plaats op basis van 1,5% van de bruto cataloguswaarde. Voor motoren moet altijd een kilometeradministratie worden bijgehouden en geldt de 1,5% niet.

Kantoorkosten.

De volgende kosten mogen worden opgevoerd voor de BTW teruggave:

• Zakelijke kantoorkosten (papier, pennen, cartridges, etc.)
• Zakelijke opleidingskosten (indien zelf betaald)
• Zakelijke laptops, iPads, printers, etc.
• Zakelijke software
• Zakelijke vakliteratuur (let op btw-percentage op factuur)
• Lidmaatschap vakbonden (let op btw-percentage op factuur)
• Lidmaatschap zakelijke organisaties (let op btw-percentage op factuur)
• Zakelijke reiskosten (btw 6% voor openbaar vervoer, voor overige de btw op factuur aanhouden)
• Zakelijke overnachtingen
• Accountantskosten
• Internetkosten (alleen het zakelijke gedeelte, hier is een onderbouwing voor nodig, indien geen onderbouwing aanwezig kunnen deze kosten niet worden teruggevraagd)
• Telefoonkosten (als het om een zakelijke telefoon gaat, anders een onderbouwing nodig van welke gebelde nummers zakelijk zijn, zonder onderbouwing geen teruggave)

Heb je twijfels of bepaalde kosten wel of niet mogen worden opgevoerd voor de BTW teruggave, dan raden we je aan contact op te nemen met je accountant. Aangesloten maten bij The Future Group kunnen altijd terecht bij ons finance team of Syfers, onze voorkeursleverancier voor de boekhouding.