Je werkt online, en hoe gaat het verder?

Nog een paar weken en dan zit ik alweer twee jaar thuis. Nee, het is niet zo slecht gesteld met mijn werkkansen, echter, ik werk sinds twee jaar vanuit thuis. Da’s toch niet zo erg, kun je denken, we werkten toch al langer thuis. Dat was toch ook waar “het nieuwe werken” voor bedoeld was? Nee, thuiswerken is niet “erg”, en nee “het nieuwe werken” was meer bedoeld om het Nederlandse verkeersprobleem op te lossen. Echter, mijn werk is Agile, Scrum Coaching en Mastery gerelateerd. En ik ben altijd serieus van mening geweest dat thuiswerken voor mijn werk niet echt kan. Twee jaar geleden, moest het plotseling verplicht.

Thuiswerken kan niet?

Mijn argumentatie met betrekking tot thuiswerken en bijvoorbeeld Scrum, is dat een van de belangrijke ingrediënten van Scrum “co-location” was (ofwel samen op één locatie met elkaar werken). Als je met elkaar samen aan een probleem werkt wordt je ook samen eigenaar van het probleem en kun je er beter voor zorgen dat het probleem collectief blijft hangen en permanent opgelost wordt.

Ook de zichtbare aspecten van Scrum, bijvoorbeeld de “information radiators”, zoals turndown charts, fysieke Scrum Borden, snelle Pair programming sessies en (voor mij als Scrum Coach en soms Scrum Master) – het spin in het web – zijn.

Allemaal signalen en input die we plots moesten missen. Ik mis nog steeds de koffiemachine ontmoetingen, de samen naar een meeting lopen gesprekken en elkaar in de hal tegenkomen en snel een afspraak maken.

Is dit echt zo slecht?

Kun je Agile werken als je allemaal thuis aan een geïmproviseerd bureau zit en de fysieke afstand soms honderden kilometers is? Na twee jaar is mijn indruk wel veranderd. Thuis werken komt zeker met een groot aantal voordelen. Niet in het minste de reistijd en belasting van het milieu daardoor.

Effectiviteit

Wat me opvalt is dat we vooral slimmer met onze tijd moeten omgaan. In onze huidige online wereld hebben we allemaal een scherm voor onze neus. In ieder geval in de omgevingen waar ik vaak mijn werk doe.

Meetings kunnen nog meer na elkaar gepland worden omdat we geen looptijd hebben. Soms hebben we dan ook lange dagen met meetings die kort na elkaar worden gepland en als we daar een gaatje tussenin hebben dan worden die vaak door impromptu meetings ingevuld.

We zijn ook afhankelijk van de technische mogelijkheden die geboden worden. Vaak keuzes voor tooling die op organisatie-niveau worden gemaakt en niet altijd doordacht zijn met het werk van alle medewerkers in het achterhoofd.

Goed voor lijf en leden?

Onze lockdowns zijn met name ongezond voor hen die echt achter het bureau terecht zijn gekomen. Ik ben zelf zeker 15 kilo aangekomen en heb nog steeds moeite dat eraf te krijgen.

Ook ongezond is de mentale belasting die continu bureauwerk, back-to-back meetings en geen reistijd met zich meebrengen. Afsluiten van een onderwerp is iets wat ik zelf altijd deed in de tijd die ik had tussen meetings en op weg naar huis. Als ik thuis kwam had ik werk achter me gelaten. Nu moet ik bewust even weglopen en bijvoorbeeld gaan wandelen/hond uitlaten of gaan koken om mezelf mentaal los te maken. De tooling (smartphone, laptops, etc.) is vaak zo met elkaar geïntegreerd dat je zelf in de keuken, of tijdens de hond uitlaten, bereikbaar bent.

Digitale Scrum?

Toch denk ik dat mijn voorgaande reserveringen in de huidige tijd niet meer helemaal gegrond zijn. Thuiswerken hoeft een team niet helemaal te isoleren. Onze huidige technologie biedt – juist door de integratie van tooling – de mogelijkheid om met elkaar te blijven communiceren en aangehaakt te zijn. Problemen kunnen ad-hoc en snel worden opgepakt omdat we onze fysieke wereld ook gedigitaliseerd hebben.

“Ik zal mijn scherm even delen”

We werken in digitale omgevingen met samenwerk tooling die steeds beter wordt. We kunnen elkaar zien tijdens meetings en vaak op meerdere schermen een complete werkomgeving simuleren. Vaak nog meer dan in het verleden. We kunnen in veel tooling ook ons werk bundelen op team niveau. Als team samenwerken wordt digitaal steeds makkelijker.

Tips!

Na twee jaar thuiswerken heb ik veel experimenten gezien die resultaten hebben geleverd die men kan gebruiken om beter in een team online samen te werken.

Ik wil er graag een aantal met je delen:

Maak team afspraken over communiceren.

Communicatie is een van de belangrijkste elementen van goed Agile werken.

De keuze voor tooling is belangrijk hierbij, maar dat is een andere tip. Maak met je team afspraken over hoe je gebruik maakt van de tooling die je beschikbaar hebt:

• Camera aan tijdens team meetings
• Bij veel lawaaierige omgevingen, microfoon uit tijdens presentaties
• Gebruik maken van digitale hand opsteken indien mogelijk

Kies tooling die samenwerken mogelijk maakt.

Als er een keuze gemaakt moet worden voor een samenwerk-tool, zoals Teams, Mural, Miro, Google meet, Zoom, Slack, Discord etc. zorg er dan voor dat je een grove selectie van medewerkers meeneemt in de selectie van de tooling. Vooral in Agile wil je graag dat teams zich prettig voelen met de tooling. Goede integratie met andere tools is daar ook handig voor. Voor IT teams is bijvoorbeeld een integratie met hun werkomgeving handig. Maar ook integratie van email tools, vergader tools en presentatie tools is belangrijk.

Maak afspraken over dagindeling

Klinkt misschien als een privé verantwoordelijkheid, je moet je eigen dag toch indelen? Echter komt het nog veel te vaak voor dat men overspannen raakt doordat er niet genoeg aandacht is voor de persoonlijke ruimte. (Ja, zelfs bij thuiswerken in je eigen huis) * Zorg persoonlijk dat je ruimte in je dag inruimt voor een lunch, en accepteer geen meetings buiten wat je als werktijd beschouwd. * Minimaal 30 minuten lunch pauze in je agenda zetten. * Na werktijd geen meetings accepteren. * Maak afspraken over elkaar storen (bijvoorbeeld – vraag via een berichtje of iemand open staat voor een online meeting). * Plan meetings die ruimte bieden, zoals in plaats van 30 minuten meetings, 25 minuten meeting en geen 60 minuten meetings maar 50 minuten.

Hybride werken vereist planning

Als je toch een keer naar kantoor gaat, en andere collega’s online blijven dan is het belangrijk dat je een dag op kantoor goed indeelt. Fysieke meetings vinden vaak plaats op verschillende locaties. De looptijd die we vroeger hadden is dus weer terug. Wel voor jou, maar niet voor de thuiswerkende collega. Laat weten aan je team dat je een kantoordag hebt en dat je dus niet altijd in een positie bent om online aan te haken zoals men gewend is. Plan voor jezelf ruimte in om van meeting room naar werkplek te gaan en andersom en plan iets meer ruimte voor lunch in.

Agile in een Hybride werkomgeving

Als team is het mogelijk om goed Agile te werken. Zorg er wel voor dat je ook hier afspraken maakt. Agile teams werken veel samen. Pair programming is super goed in te richten en ook mob-programming sessies zijn heel goed mogelijk met online meeting tooling. Zorg er wel voor dat je een gezonde omgeving voor jezelf creëert. Na een lange samenwerk sessie is het goed om even een tijdje alleen-werk tijd in te plannen. Neem een taakje op waarbij je even goed moet concentreren op herhaalwerk, of las een kennisblokje in om even een video te kijken die over je werk gaat, of het lezen van een technisch document.

Wat laatste woorden

Als Agile en Scrum coach zal het nog steeds een uitdaging zijn om het team coaching aspect van mijn werk online te doen. Digitale voelsprieten ontwikkelen is daarbij van belang. Ik ben me bewust dat ik soms signalen mis, en dat ik tussen de regels door moet lezen en op woordgebruik moet letten.

Ik denk echter dat we met de huidige technologie ook in een hybride situatie goed Agile kunnen werken. Zoals ook voor onze lockdowns zitten daar wel haken en ogen aan. We hebben een nieuwe normaal, die is anders, maar net als onze vorige normaal, net zo goed een uitdaging.